חזרה למציאות החדשה – תכנית אסטרטגית

וירוס הקורונה גרם לסקטורים שונים בשוק לשנות הרגלי עבודה. על עורכי הדין להיערך לשינוי בשוק ולחזרה לשגרה בצורה חכמה ומתוכננת. מלבד ההתעסקות בניהול המשבר, תקציבים, ותקשורת ארגונית וחיצונית, חשוב גם להסתכל קדימה ולצאת מהמשבר יותר חזקים ממה שהתחלנו אותו.  על מנת שכל צוותי המשרד ינועו קדימה במקביל, וכדי לוודא שנהיה בנקודת הזינוק הטובה ביותר בסיום המשבר, אנו מציעים לאמץ את התכנית האסטרטגית הבאה.

לפני שנתייחס לכל שלב במשבר, חשוב לזכור מספר דברים:

  1. זה הזמן להיות קרובים וזמינים ללקוחות שלכם, לשמור ולחזק את הקשר עם הלקוחות, וללמוד איך הם מושפעים מהמשבר ולפיכך להתכונן לכך מבחינת תקציב, השירות המשפטי שהם יצטרכו, הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך.
  2. נאמנות קמה ונופלת על נזילות. תהיו מוכנים מראש לכך שללקוחות יהיו הרבה יותר דרישות מבעבר לגבי הנחות והוזלות בדמי שכר טרחה. שירות משפטי מצויין לא יהיה מספיק בתקופה זו. אי לכך, חשוב מתמיד שהלקוח יבין את הערך שאתם נותנים לו על מנת שיסכים לשלם עבור השירות.
  3. בנושאים בהם יהיה קשה להיות רווחי ועל מנת לחזור למצב רווחי כבעבר, תאלצו לחשוב על דרכים לשיפור תהליכים, יחד עם אימוץ חשיבה מחוץ לקופסה .
  4. המגיפה גרמה לכולם להיווכח שניתן לתת שירותים משפטיים מרחוק, ולקוחות עלולים להשתמש בכך כחלק ממו"מ על שכר טרחה. בנוסף, עכשיו כשכולם יכולים להימצא באותו מקום באותו זמן, יתכן שהציפייה של הלקוחות לשיתוף פעולה רחב יותר בין המחלקות תעלה.
  5. מנהלי המשרדים צריכים כעת לדעת להוביל ולנהל את המשרד בעולם הוירטואלי – מטרה הדורשת סט חדש של כישורים.
  6. חדשנות, שינויים וסתגלנות צריכים להיות מושגים שכל משרדי עורכי דין תחרותי צריך להרגיש איתם בנוח ולבצע.
  7. משרדי עורכי דין שלא יתאימו את עצמם למציאות החדשה יאבדו נתח שוק גדול, ולאחר מכן יאבדו שליטה בעתיד לקרות.
  8. פירמות יצטרכו לבנות תכנית אסטרטגית חדשה, הלוקחת בחשבון את כל הנקודות שנידונו לעיל, ובכך להתאים את עצמם למציאות החדשה.

לפניכם טבלה, בה תחומי מיקוד שונים לכל צוות. נתחיל בציר האופקי, הכולל 4 שלבים שונים בהתאוששות של הענף המשפטי:

  1. שלב שיא התפשטות המגפה – לשמחתנו עברנו את שלב השיא, אשר היה מאופיין בקפאון, בפחד ובחוסר וודאות. בשלב זה כל מה שהיה חשוב זה לשמור על הקיים.
  2. התאוששות זהירה של המשק – אנו נמצאים כעת בשלב זה, בו הממשלה החלה להקל ולשחרר ענפים במשק, אך הכל עדיין נעשה בזהירות ותוך בחינה יומיומית של המצב ושל ההתפתחויות. נסיגה, אפילו קלה, בשלב זה יכולה לגרום לכשלונות ולהקפאה מחודשת של סקטורים רבים במשק.
  3. חידוש הפעילות העסקית (צפי- 2-4 חודשים לאחר שמתחיל שלב 2 מבלי שיהיו בו נסיגות) – ברגע שהמצב ירגיש בטוח יותר, הפעילות העסקית תתחדש, ונושאים משפטיים שהוקפאו במהלך המגפה יתעוררו לחיים (פתיחת מערכת בתי המשפט וחזרה למצב "נורמלי" יהיה סימן גדול מהבחינה הזו). והכי חשוב, ככל שתזרים המזומנים יהיה יציב יותר בשוק העסקי, תעלה הנכונות לתשלום עבור שירותים משפטיים, כולל שירותים שניתנו במהלך ההתפרצות, מה שמביא אותנו לשלב האחרון.
  4. חזרה למצב של הכנסות ורווחיות – תשלום משפטי שוטף יהיה אינדיקטור משמעותי לכך שהגענו לשלב האחרון במגמת ההתאוששות מהמגפה. בשלב זה ניתן בתכנון לטווח ארוך ולבסס את הלקחים לתוך התרבות הארגונית וה-DNA של הפירמה. יש לציין, שייתכן שלא נגיע לשלב לפני תחילת 2021.

עלינו להוסיף לתמונה הכללית את צוותי הניהול של הפירמה, ואז תקבל את המטריצה הבאה:

 

הסקירה מתייחסת בפרט לצוות הניהול, שותפים ולמחלקת הפיתוח העסקי והשיווק. בכדי לקרוא את המאמר המקורי (אנגלית) בו יש גם התייחסות למשאבי אנוש, מחלקת הכספים ולתפעול/IT, אנא לחצו כאן.

להלן נדבר על המשימות של כל צוות בהתייחס לפי כל שלב בהתאוששות העסקית.

התאוששות זהירה של המשק

צוות ניהול המשרד

  1. הפגינו מנהיגות כדי להפיג פחדים –
    • דאגו להיפגש עם הלקוחות שלכם פנים מול פנים, ברגע שהדבר מתאפשר מבחינת ההנחיות.
    • היפגשו עם עובדי המשרד, בכל הרמות.
  2. נצלו את ההזדמנות למסד מדיניות שבעבר הייתה אופציונלית, וכיום הינה קריטית, לצורך עבודה באופן וירטואלי, למשל:
    • ניהול צוות הנהלת חשבונות בטיפול בחשבוניות
    • ביטול הניירת עבור כל עורכי הדין, אפשרויות סריקה ושמירת מסמכים ממוחשבת.
    • הסדרי כוח אדם שאינם יעילים הנגרמים ע"י דרישות שותפים שיהיה להם עוזר צמוד.
  3. התחילו לבדוק ותעדפו הזדמנויות צמיחה אסטרטגיות והתחילו ליצור את הקשרים המתאימים.
  4. התחילו לגבש תכנית ניהול ציפיות ותוצאות לשנה הקרובה, יחד עם שותפי מפתח.
  5. העבירו לעורכי הדין הצעירים מסרים ברורים לגבי ירידה בפיריון וכיצד זה ישפיע עליהם.

שותפים

  1. בשיתוף פעולה עם צוות השיווק של המשרד, התחילו להיפגש עם הלקוחות האסטרטגיים שלכם, כאלה שמביעים נכונות לפגישות פנים מול פנים בשלב זה.
  2. הכינו רשימה של מה עבד עבורכם ומה לא עבד עבורכם, בתקופת העבודה מרחוק.

כספים

  1. הוציאו תקציב מעודכן לשנת 2020 וצפי תקציב לשנת 2021 (עם אזהרה כי הם נתונים לשינוי, אם מצב הבריאותי ישתנה באופן בלתי צפוי).
  2. בצעו הערכה האם רווחיות הפירמה בטווח הקצר יכולה להיות טובה יותר אם תימשך מדיניות העבודה מרחוק (למרות שניתן לעבוד מהמשרד), וכתבו את המלצותיכם להנהלה.
  3. אם יתאפשר לכם, בצעו סקירה של ביצועי המחלקות על מנת לזהות מגמות וטרנדים, ובצעו תכנון לטווח ארוך.
  4. עזרו לשותפים לתכנן אומדני מס, תשלומים, הוצאות והכנסות לשנה הקרובה.

שיווק ופיתוח עסקי

  1. עבדו בשיתוף פעולה עם ההנהלה, על מנת לקבוע פגישות פנים מול פנים עם לקוחות אסטרטגיים, ברגע שמתאפשר.
  2. עבדו עם השותפים שנפגשים עם לקוחות, כדי להעריך את מצב מערכת היחסים, ולתכנן תכנית ל-2020 ו-2021.
  3. דאגו שכל שותף ידבר עם הלקוחות האסטרטגיים שלו על מנת לבדוק את מצבו ואת תזרים המזומנים שלו.

חידוש הפעילות העסקית

צוות ניהול המשרד

תכננו פעולות לטווח הקצר בהינתן המציאות החדשה לגבי –

  1. מצב השוק – האם היו לכם תובנות כלשהן או פיתחתם משהו בעל ערך ללקוחות שלהם בתקופת העבודה מרחוק?
  2. מצב השוק המשפטי – בהתחשב בדרישות הנוכחיות של הלקוחות,מה הדרישות שלכם כרגע מעורכי הדין שלכם? מה הזמינות של עורכי הדין שלכם וכיצד תאזנו בין מגבלות הזמן לדרישות הלקוחות?
  3. הנוף התחרותי – מה השתנה מבחינת תחרות בשוק? האם בוצעו צעדים משמעותיים? האם בוצעו מיזוגים או רכישות משמעותיים שדורשים התייחסות?
  4. שינויים במודל העסקי – בהתחשב בניסיון בעבודה מרחוק עד כה, אילו שינויים יהפכו לקבועים בפירמה?

שותפים

  1. הכניסו חשיבה חדשה ורעננה- אל תמשכו את הפירמה חזרה למצב שהיה לפני המגפה. אלא, תתרמו להתפתחות הפירמה והסתגלות למצב החדש, בין היתר, על ידי הכנת הרשימות אותן הזכרנו לעיל.
  2. גלו פתיחות והניעו תהליכים של שיפור שירות, שיפור תהליכים, תמחור יצירתי, וניהול רווחיות של לקוחות ועניינים משפטיים.

מחלקת כספים

  1. אם הפירמה צברה חובות במהלך המשבר, הכינו דוח לשותפים המסביר כיצד ומתי החובות ישולמו וההשפעה של כך על רווחיות הפירמה.

שיווק ופיתוח עסקי

הכינו דוח והציגו להנהלה ולשותפים, לעניין כל המידע שנאסף מפגישות עם הלקוחות, הכולל-

  1. הדרישות והציפיות שלהם לשארית שנת 2020 ושנת 2021.
  2. תחומים חדשים שהתפתחו, ולא היו קיימים טרם המגפה.
  3. ירידה בתחומים שהיו חזקים טרם המגפה.
  4. לקוחות פוטנציאליים, בהתבסס על מצב השוק והתחרות.
  5. שלבי פעולה מומלצים, ודרישות תקציביות למימוש הפעולות.

חזרה למצב של הכנסות ורווחיות

צוות ניהול המשרד

  1. סכמו את התחזיות הפיננסיות לשנים 2020 ו-2021 ותאמו ציפיות בהתאם.
  2. אם נחוץ, בצעו שינויים בצוות ההנהלה. המלצה זו כוללת את כל הדרגות בפירמה- החל משותפים וכלה בעורכי דין, מתמחים וצוות מנהלה.
  3. תעדו בכתב באופן רשמי את כל שינויי המדיניות הדרושים.
  4. העבירו את המידע לעניין המציאות וההתנהלות החדשה לכל דרגי המשרד, לכמה מטרות: א. לספק בטחון לעתיד, ב. לספק חדשנות למדיניות החברה, ג. לאותת שגם ברגעים של חוסר וודאות, הפירמה מתכננת את צעדיה קדימה.
  5. בדקו בשנית את האסטרטגיה הכוללת של הפירמה, והעבירו את החזון לעובדי הפירמה, ללקוחות ולשוק.

שותפים

  1. הובילו ושדרו לכולם מסר של חזרה לשגרה והשירותים החדשים שהפירמה מעניקה ללקוחותיה.
  2. תמכו ועזרו ביישום האסטרטגיה החדשה של המשרד.

מחלקת כספים

  1. בדקו האם יש צורך לשפר את המערכות לניהול במציאות החדשה- ניהול לקוחות ודיווחי לקוחות.
  2. הציגו לשותפים מודלים חדשים של רווחיות.
  3. עדכנו, במידה ויש צורך, את מודל תמחור הלקוחות. התכוננו להציע אסטרטגיות תמחור חדשניות יותר, מבוססות ערך.
  4. הציגו מדדי ביצועים פיננסים חדשים, ומודלי תקצוב חדשניים.

שיווק ופיתוח עסקי

  1. תמכו ועזרו ביישום האסטרטגיה החדשה של המשרד.
  2. התמקדו ביישום שלבי הפעולה שאושרו בשלבים הקודמים, יחד עם צוות ההנהלה.
  3. וודאו שבמידה ועלו במהלך שיחות או פגישות עם לקוחות נושאים שהצריכו טיפול , הנושאים נבדקו וטופלו.
  4. זהו הזדמנויות חדשות עבור עורכי דין ושותפים שתואמות את האסטרטגיה החדשה- מצאו ארגונים מקצועיים, עמותות וחברות דרך סקטורים שונים.

להלן דוגמא למטריצה סופית:

LawVision-Post-C19-Playbook-Visual-scaled

 

משבר זה, תקדימי ככל שיהיה, כבר מראה סימנים לכך שהוא חולק לפחות תוצאה אחת עם משברים קודמים – מנצחים ומפסידים. המנצחים, בטווח הארוך, הם אלה אשר ידעו לקרוא את המפה וינצלו את ההזדמנות להתמקד באופן בו המודלים העסקיים שלהם צריכים להשתנות בתגובה למשבר, ולא רק להסתמך על צעדי צנע תוך תקווה שלקוחותיהם ימשיכו לשלם להם. כן, עלינו להגן על הפירמה כדי שתמשיך להתקיים, אך היכולת למצב מחדש את המשרד ולחזק את המשרד תהווה יתרון תחרותי גדול מאד שלרב לוקח שנים לבנות ולהשיג.

המאמר נכתב על ידי שני שטיין נצר, אחראית פיתוח עסקי ישראל בחברתנו, בהתבסס על המאמר Covid19 Recovery Playbook.

תגובות

תגובות